Gastbeitrag: In 10 Schritten zur erfolgreichen Eventkommunikation

Die interne und externe Kommunikation zu zwei hochkarätigen Veranstaltungen verantwortete Michael Hoffmann nach gerade einmal zwei Wochen im Job: zu einer Jubiläumsfeier mit 15.000 Gästen und zu einer Pressekonferenz mit Bruce Willis. Hoffmann war als neuer Leiter Unternehmenskommunikation des weltweit tätigen Kosmetikherstellers LR Health & Beauty Systems verantwortlich für die finale Konzeption, Organisation und Umsetzung der Presse- und Mitarbeiterkommunikation.

Im Doppelpack: Jubiläumsfeier und Pressekonferenz

25 Jahre LR feierten am 21. Juni 15.000 Mitarbeiter und Vertriebspartner in der Frankfurter Festhalle. Sie waren aus den 30 Ländern angereist, in denen das Unternehmen vertreten ist. Da nicht nur Prominente wie Heidi Klum, Leona Lewis, Iris Berben oder Michael Schumacher mit ihren Duft- und Kosmetiklinien auf LR setzen, gehörten zum Beispiel Boris Becker, Marcus Schenkenberg und Ralf Möller zu den VIP-Gästen. Zudem stellte am gleichen Tag Hollywoodstar Bruce Willis seine erste Pflegeserie persönlich in der Frankfurter Villa Kennedy vor. Zur Pressekonferenz, die Michael Hoffmann moderierte, kamen über 30 ausgewählte Journalisten. Darunter waren dpa, Bunte, Bild, RTL, Pro 7, VOX, w&v, Horizont und die Frankfurter Rundschau.

Strukturierte Eventkommunikation
Michael Hoffmann erklärt: „Bei PR-Events jeder Größenordnung ist vor allem die detaillierte Planung und kontinuierliche Abstimmung mit allen Beteiligten wichtig. Für unsere beiden Anlässe waren interne und externe Kommunikation gefragt – die wir eng miteinander vernetzt haben.“ Der Aufwand hat sich gelohnt: Medien wie Bild TV, RTL-Exclusiv, bunte.de, die Salzburger Nachrichten, El Pais oder The Times of India haben bereits berichtet.

Die wichtigsten Schritte zum Eventerfolg
Für das Blog „Anja Beckmann PR“ hat der Kommunikationsexperte Michael Hoffmann (Stationen vor LR: Navigon, InBev und Siemens) die zehn wichtigsten Arbeitsschritte zur Eventkommunikation festgehalten – als Anregung für Ihre eigenen PR-Veranstaltungen:

1.) Planung
Exakter Zeit-, Umsetzungs- und Ablaufplan mit Briefing- und Zielgespräch aller Beteiligten, z. B. Geschäftsführung, internes PR- und Eventteam, Eventagentur, Fotografen und Filmdienstleister.

2.) Abstimmung
Permanente Abstimmung und Rücksprache, Rebriefing und Freigabe mit dem amerikanischen und deutschen Management eines internationalen Top-Stars.

3.) Koordination
Interne Koordination der Kommunikation aller an der Pressekonferenz beteiligten Protagonisten, inklusive Moderation, Redebeiträge, Q & A, Pressetexte und Foto-CD für die Medien.

4.) Generalprobe
Durchlauf der Pressekonferenz in Wort, Bild und Film.

5.) Vorbereitung der Kommunikation
Vorbereitung der internen und externen Kommunikation über Intranet und Internet sowie Mailsystem für Newsletter. Abstimmung beider Events vom Corporate Communications Blickpunkt her hinsichtlich der internen und externen Zielgruppen, samt Timing.

6.) Umsetzung der Events
Organisation, Aufbauten vor Ort, Sound- und Lichtcheck, Empfang, Catering, Dokumentation Foto und Video, Vorabgespräche, Pressekonferenz mit den Interviews im Anschluss.

7.) Presseaussand
Presseaussand per E-Mail und über externe Newsdienste, Einstellen der Pressemitteilungen in das Presse Center der Internetseite sowie Posten von Eventmitschnitten auf der Videoplattform YouTube.

8.) Feedback nach den Events
Debriefing, Protokoll, Pressedokumentation, interne Kommunikation und Feedbackgespräche.

9.) Medienresonanzanalyse
Monitoring für Print-, TV- und Online-Medien, Dokumentation im Intranet und Pressespiegel im Internet.

10.) Nacharbeit
Abschließende Bewertung, Kontaktnachbearbeitung, Verteilerpflege und aufbauende Themengenerierung.

Ein Hinweis zum Schluss: Neben der klassischen Medienarbeit, Intranet und Internet bietet auch das Social Web sehr gute Möglichkeiten für die Eventkommunikation. 7 Tipps zur effektiven Konferenz-Promotion über Social Media gibt Mike Schnoor in seinem Blog.